Lo siento, pero no me da tiempo

Escrito por Juanma el 16 dic, 2010 en Reflexiones | 4 comentarios

A todos nos ha rodeado alguna vez ese sentimiento de impotencia, esa sensación de que no nos da tiempo a terminar con el trabajo, en el plazo fijado.

Eso mismo me ha pasado a mí esta semana con el post. Debería haberlo tenido hace una semana, y aquí estoy, esta noche, aprovechando mi retraso para hablaros de la gestión del tiempo.

¿Por qué es importante gestionar bien nuestro tiempo?

White Rabbit, from Alice in Wonderland

White Rabbit by Disney

Porque nos hace sentir bien. Seguro que todos sabéis a lo que me refiero. ¿Cuántas veces te has ido de la oficina con la sensación del trabajo bien hecho y a tiempo? ¿A que te sentías bien? Estoy seguro. No es el único motivo, pero probablemente es el mejor.

Bueno, y ahora que ya he detectado mi problema… ¿Qué hago?.

Necesito cambiar, aprender a organizarme y mejorar mi productividad. Llevo mucho tiempo leyendo al respecto, y me voy a permitir comentaros, cuáles son los consejos, que creo, que mejor pueden venirle bien a alguien en mi situación:

  1. Poco a poco: los cambios mal llevados a cabo, pueden no mejorar nada, e incluso, empeorar la situación. Así que lo mejor será ir poquito a poco, con pequeños objetivos que serán las grandes batallas de nuestro día a día:
    • Limitaré el tiempo que dedico a leer noticias, feeds, blogs…
    • Planearé un reto diario, un objetivo, que deberé cumplir (deben ser objetivos realistas) sin excusas, todos los días.
  2. Creando una rutina facilitaremos nuestra adaptación: si queremos ir mejorando, y adaptarnos a nuestra nueva vida productiva, es obligatorio coger un hábito. Los hábitos pueden ser buenos, y nos ayudarán a combatir la falta de constancia.
  3. Desconecta de vez en cuando: hay días en los que es mejor no levantarse. ¿Por qué forzar? Si tu trabajo te lo permite, tómate un tiempo libre. No me refiero a un día sabático, aunque también podría ser una opción en casos extremos. Lo ideal sería salir a dar un paseo, hacer deporte, charlar con un compañero… No es la primera vez que una buena idea me viene después de un café con amigos o de un paseo por el parque.
  4. Concéntrate en algo hasta que lo termines, no seas multitarea: recuerda, no eres un ordenador, no tienes por qué atender varias cosas a la vez. Es mejor que te centres en una concreta, y la termines cuanto antes.
    • Si te centras sólo en una tarea, tendrás menos posibilidades de distraerte.
    • Cuando tienes que priorizar, lo normal es que prefieras hacer lo que más te gusta, y aunque no sea prioritario, le dedicarás más tiempo.
    • Y la más importante: la multitarea impide que puedas poner toda tu atención en lo que estás haciendo.
  5. ¿Te parece poco? Cuando hayas conseguido poner en práctica los 4 pasos anteriores, intenta mejorar, adelántate a los plazos, sorprende a tus jefes / clientes…

Nos vemos en 3 semanas, la próxima vez llegaré a tiempo.

4 Comentarios

  1. Rober | 16 diciembre, 2010 at 12:12

    No estoy del todo de acuerdo con que el objetivo de intentar mejorar sea “sorprender al jefe”, jeje

    Yo la principal técnica que uso para organizarme es la “task list”. Después de haber probado fácilmente unos 10 programas y servicios varios, la mejor que he encontrado es tener un archivo tasks.txt en la carpeta del dropbox.

    Para mejorar mi productividad en general tengo algunos métodos:

    1. Usar dropbox e invitar a los colegas a hacerlo. Me ahorra tiempo en backups y en autoenvíos. Instalarlo en el móvil también, por supuesto.

    2. Usar dos monitores cuando sea posible. Usar un programa que permita fácilmente maximizar ventanas a diferentes zonas de los monitores cuando sea posible.

    3. Usar gnu/linux. Muchas tareas se resuelven en mucho menos tiempo que en windows, como por ejemplo instalar un programa. Además, las carpetas personales, y el escritorio en general tienden a estar más organizados. En concreto: Debian SID, KDE4, yakuake, dolphin, gwebview, kate, klipper (herramientas mucho mejores que las disponibles para esos fines y a ese precio en otros sistemas como windows).

    3.5. Usar programas de consola si la tarea se presta: hacer de un logo vectorial 15 exportaciones a PNG/ICO distintas según el tamaño y el uso de ese logotipo, generar un gráfico sencillo con forma de grafo o mapa, etc. (graphviz, imagemagick, xsltproc, shell scripts en general, etc.)

    4. Además, siempre tengo en la mesa (entre mi cuerpo y el teclado) un cuaderno A5 de cuadrícula y un bolígrafo. Muchas representaciones rápidas necesitan un método rápido. Lo que dibujo/escribo tiene una volatilidad: cuando ya no es útil, o lo tengo ya digitalizado, lo tacho de arriba a abajo. Solo lo uso por una cara, y cuando se acaba una cara del cuaderno le doy la vuelta para usar la otra cara. No me gusta el tacto del muelle en mi muñeca.

    5. Usar herramientas online en lugar de herramientas de escritorio cuando son buenas y no almaceno datos muy privados (a excepción de gmail en la que sí guardo información privada): google docs, mind42, doodle, google reader, theflowr, del.icio.us, google translate, google maps, rockola, etc.

  2. Alfre | 16 diciembre, 2010 at 19:20

    Me ha encantado el post de esta semana. ¿Conoces la técnica del Pomodoro? te la recomiendo para trabajar concentrado http://es.wikipedia.org/wiki/T%C3%A9cnica_Pomodoro

    Un saludo

    Alfre!!

  3. Victor | 18 diciembre, 2010 at 12:41

    Gracias por vuestros comentarios, chicos.
    @Rober: La verdad es que he estado leyendo tu lista de recomendaciones y me siento muy identificado. El cuaderno y la lista de tareas son mis preferidos (y no en este orden ;) ), y el dropbox desde que empecé a usarlo ha entrado en la lista top de aplicaciones, aunque para serte sincero, no lo utilizo para la task list. Para ello, te recomiendo las Tasks de Gmail, funcionan muy bien y para mí son muy cómodas (tengo el gmail todo el día abierto), y lo que para mí es más importante: son tan sencillas que se ajustan completamente a lo que necesito. Lo que no me he puesto a buscar es su gemelo en Android, pero cuando lo haga os lo pongo por aquí.
    @Alfre: No tenía ni idea de esta técnica, pero me ha resultado super curiosa, prometo utilizarla en las horas que hago para nuestraempresadesdecero, y os haré un resumen de mi experiencia.

  4. Jaime | 18 diciembre, 2010 at 19:34

    Muchas gracias por vuestros comentarios, también desde mi parte.
    Para la gestión del tiempo / productividad, yo personalmente utilizo:
    - Google Tasks: para tareas indefinidas (que no tienen periodo ni plazo)
    - Google Calendar: para tareas e hitos que tienen periodo y plazo. Google Calendar permite crearte diferentes calendarios por colores (tareas de trabajo, tareas domésticas, tareas de ocio (contradictorio, ¿no? jeje)…)
    - Google Docs: para almacenar información complementaria a mis tareas (Hojas de Cálculo, Documentos de Consulta, etc.)
    Con esto, mi información está siempre disponible en cualquier sitio y momento (la disponibilidad de los servicios de Google es prácticamente del 100%): móvil, ordenador personal, ordenador de trabajo, ordenador de la casa de mis padres…
    Además, en el trabajo, utilizo un cuaderno en donde no anoto tareas sino información de apoyo para las actuales tareas (esquemas funcionales, organigramas, cronogramas, etc.)
    @Alfre: muchas gracias por apuntarnos la técnica pomodoro. Pusimos no hace mucho un tweet relacionado con la productividad en el que también hacían mención a esta técnica.
    @Compis: Leed nuestro Twitter :P

Deja un comentario

Rss Feed Tweeter button Facebook button
Better Tag Cloud