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Telefonía Marca ACME ha patrocinado la siguiente reunión

Escrito por Victor el 5 abr, 2010 en Nuestra historia | 0 comentarios

Después de pertenecer al grupo desde hace unos días, por fin saco un hueco para poder ir a una reunión.  Las reuniones intentan ser un vínculo con los que formamos el equipo y una forma de mantener bajo control lo que vamos haciendo.

Cuando estás habituado a trabajar en una gran empresa, ésta tiene definidos unos protocolos y reuniones para los proyectos, pero cuando intentas montar algo desde cero, el grupo tiene que definir cómo hacerlo. En nuestro caso, las reuniones presenciales son muy costosas, puesto que salimos de trabajar tarde y vivimos muy alejados, pero como dicta la experiencia, las reuniones son necesarias, y ésta más, porque no conozco a nadie y tengo que trabajar con ellos, .

Cellular Armageddon by ~Zillon

Pues lo dicho, dado que cada uno vivimos en sitios muy diferentes, tuvimos que buscar un sitio que nos viniera bien a todos (o más o menos ) y que se pudiera aparcar (es lo que tiene moverse en coche por Madrid), al final el elegido fue el VIPS de Mateo Inurria (<M> Plaza Castilla), y aunque al principio hubo un poco de temor al robo de ideas por los parroquianos, asumimos el riesgo de que hubiera un emprendedor dispuesto a robarnos las ideas (de momento no hemos visto montado nada parecido, así que parece que el riesgo no pasó a mayores).
Lo más difícil todavía fue contactar con Juanma, porque no sólo estamos alejados sino que trabajamos en diferentes ciudades. Nuestra idea principal era llamar a Juanma durante la reunión e ir explicándole lo que íbamos hablando, de manera que pudiera participar en la reunión, aunque no fuera en tiempo real. Para ello echamos mano de un teléfono con tarifa plana (marca ACME) y mucha paciencia, puesto que con el ruido que había y los problemas de cobertura (¿será por lo de ACME?), la verdad es que Juanma no se enteró de nada y nosotros perdíamos más tiempo repitiendo las cosas que avanzando. Nuestro gozo en un pozo, las reuniones mixtas (presencial-móvil) no eran la solución ideal. A pesar de ello sacamos algunas cosillas en claro:

·     Se definió la manera de trabajar para hacer un filtrado de ideas y poder valorarlas apropiadamente. Para ello, se pensó hacer un DAFO y una hoja Excel compartida donde valorar las ideas de acuerdo a ciertos parámetros. Con esto, se haría un filtrado para quedarnos con un grupo de ideas pequeño, que nos permitiera un análisis en profundidad.

·     Empezar a montar la estructura del Blog, puesto que se vio que era una idea viable desde el primer momento (no desde el punto de vista económico, pero si como un medio de darnos a conocer y de compartir con quien le interese la experiencia que vamos obteniendo).

·     La decisión de dar un toque de advertencia a varios miembros del equipo que se estaban quedando descolgados en el proyecto. Se había detectado que varios miembros no aportaban casi nada, y ni siquiera se habían registrado en las nuevas aplicaciones. Poco a poco la cosa se iba profesionalizando y se iban aportando cada vez ideas y colaboraciones más maduras, por lo que era necesario saber la implicación de todos los miembros del equipo.

Lo más importante y difícil fue esto último. Al fin y al cabo, el grupo que formamos tiene sus lazos de amistad y es difícil tener que dar un toque de atención a un amigo, pero en esto estamos invirtiendo mucho tiempo y dedicación y todos estuvimos de acuerdo en que era necesario.

Como cierre de reunión, tuvimos un divertido debate en el Active Collab al día siguiente con Juanma, para poder reflejar en el acta de la reunión sus opiniones. Por lo que, la solución de hacer la reunión mixta, más que ayudarnos a estar cerca, nos provocó más de un quebradero de cabeza (que pesadito es Juanma con querer participar con sus ideas y opiniones )

Lecciones aprendidas: Las reuniones tienen que permitir que todo el equipo colabore y exponga sus ideas, de forma que no se extienda más allá de su duración.

Cuidado con: Hay que observar la implicación de los compañeros. Aunque muchas veces se tratan de amigos, hay que pedir un mínimo de compromiso con el proyecto.

Nos mudamos

Escrito por Jaime el 31 mar, 2010 en Nuestra historia | 0 comentarios

Bahía de Santander - Paseo Pereda by hablaconluis ~ Flickr

Santander, escenario de nuestro actual capítulo. Una ciudad situada en un entorno realmente bello, creada a lo largo de una bahía y a dos pasos de las montañas. Una ciudad azul y verde. Una ciudad elegante, con una gastronomía excepcional. Una ciudad acogedora de uno de los bancos mundialmente más potentes. Una ciudad para disfrutar del aire y tiempo libre: montar en bicicleta, navegar, hacer surf, dar un paseo por la península de la Magdalena…

Qué afortunado, pensaréis… pues nada más lejos de la realidad!! Sí, estaba en Santander, pero en ese momento no estaba disfrutando de nada de lo que la ciudad ofrece. Eran alrededor de las 8 pm, y allí estaba yo, solo en un hotel (eso sí, a orillas del mar). Tenía que estar allí un par de días por motivos de trabajo. Ya había ido bastantes más veces. Por una parte, tenía unos marrones que acabar del trabajo relacionados con un gestor documental (os recuerdo que trabajo en una consultora). Por otra parte, en nuestra empresa estábamos en pleno proceso migratorio de herramientas colaborativas.

Hago un parón en la historia para poneros en contexto. En el post anterior os contamos que uno de los sistemas que estábamos utilizando para la gestión de proyectos, Teambox, no nos era realmente útil y habíamos buscado una serie de alternativas. El Active Collab, nuestro nuevo amigo se había erigido como el candidato perfecto. Tenía muy buena pinta, muy intuitivo, cubría casi toda la funcionalidad que necesitábamos y en general, era lo que andábamos buscando. Pues bien, teníamos que pasar toda la información del Teambox al Active Collab, que aunque llevábamos poco tiempo trabajando, nuestro proactivismo e hiperactivismo habían generado auténticos quijotes de información.

En el Teambox ya teníamos documentadas y planificadas las tareas que habíamos empezado a vislumbrar, documentos con nuestros CV (Curriculum Vitae), documentos con nuestras expectativas, bastantes ideas sobre proyectos, discusiones, recomendaciones de páginas, referencias, el calendario de tías en bolas típico de los talleres (en versión digital, por supuesto)… Era hora de mudarse a Active Collab.

Seguimos con la historia… Juanma había dejado instalado el Active Collab y se estaba encargando de su administración. Nos habíamos dividido las partes a migrar, nos habíamos puesto un objetivo bastante ambicioso de tener toda la migración finalizada en un par de días, y así tener el menor impacto posible. Me quedé con la parte de migrar las tareas y planificarlas en la nueva herramienta. Me puse a ello, intercambiándolo con tareas del trabajo, lectura de correos personales y de trabajo, contestaciones por gtalk a un compañero, contestaciones por Messenger a un amigo, atención de llamadas telefónicas… Era mi primer contacto con Active Collab, contesto por gtalk, lo investigué un poco por encima, leo un correo, no encontré la categoría tareas por ningún sitio, sigo trabajando en el gestor documental, en cambio había encontrado la categoría tickets, contesto por gtalk, leo un correo. Supuse que no existían las tareas y que nos teníamos que manejar con los tickets, leo un correo, contesto por Messenger, así que cree la estructura completa de tareas usando tickets jerárquicos. Contesto por Messenger, leo un correo, sigo trabajando en el gestor documental, leo un correo, contesto por gtalk…

Me llama Juanma:

• Jaime: Qué pasa, tío.
• Juanma: Aquí andamos, y ¿tú?
• Jaime: Aquí liado con 1000 cosas. He acabado de crear las tareas, pero usando tickets es un poco coñazo…
• Juanma: ¿tickets? y… ¿por qué no usas tareas?
• Jaime: en Active Collab no hay tareas por ningún sitio.
• Juanma: … eh… eh… sí, hay un módulo de tareas, que debe estar inhabilitado.
• Jaime: Arrrrrrrrgggggggggg.
• Juanma: te lo habilito ahora mismo… habilitado!!
• Jaime: . Ok, me pongo a re-migrar. .

Contesto por gchat, Contesto por Messenger, Leo un correo, me pongo a crear tareas, sigo trabajando en el gestor documental, creo tareas, leo un correo… NO PODÍA MÁS!!!

Me bajé a cenar.

1 hora cenando. Una cena muy rica, por cierto.

Subí, cerré todas las ventanas abiertas del ordenador, puse música, me centré en el gestor documental, acabé lo que tenía que hacer para ese día. Continué creando y planificando tareas en el Active Collab…

Ese día me dieron las tantas, pero las tareas estaban creadas y planificadas en el Active Collab para empezar a disfrutarlas…

Lecciones aprendidas: Santander es muy bonito. Estudiar las herramientas antes de utilizarlas: evita migraciones futuras y hacer lo mismo 2 o más veces. Un gestor de tareas, al menos tiene que gestionar tareas.

Cuidado con: No priorizar y descentrarse cuando hay que hacer “1000 cosas”.

Cambiamos de herramientas, alternativas…

Escrito por Luis el 30 mar, 2010 en Nuestra historia | 4 comentarios

Tras nuestra primera reunión una de las decisiones que tomamos fue dejar de usar TeamBox. Nos sirvió bastante en nuestros primeros pasos, pero no nos permitía crecer al ritmo que todos deseábamos. Algunas de las carencias se acrecentaron tras una migración y nos mantuvo un fin de semana completamente off-line. Coincidió a la vez con un mantenimiento de Mind42,  ese finde no hubo manera de hacer nada “colaborativo”.  Nos dejó un sabor amargo el abandonar una herramienta tan prometedora. Por aquellas fechas TeamBox estaba cambiando de versión, seguro que muchos de los problemas que tuvimos ya están solucionados. Tomamos la decisión de cambiar. Esperemos que nuestros usuarios no sean tan duros nosotros.

18 tools and a hair by slambo 42 ~ Flickr

El trabajo de elegir la “herramienta definitiva”  recayó en Miguel, Juanma y Luis (¡presente!). Cada uno estuvo revisando una y poniéndola en común para que todos opináramos.

Herramientas colaborativas para la gestión de proyectos hay muchas. Nosotros decidmos centrarnos en tres: Redmine, Active Collab y Trac. Nos dejamos en el tintero muchas otras que podrían habernos servido perfectamente como JIRA, herramienta muy extendida y probada (la usa Apache.org para sus proyectos);  FogBuz, ésta no me la han presentado pero teniendo en cuenta quien está detrás, Joel Spolsky, tiene que ser buena sí o sí; y tantas otras.

La “herramienta definitiva” no la íbamos a encontrar. No existe. Podríamos habernos pasado meses evaluando herramientas para gestionar proyectos de manera colaborativa y, estoy seguro que al final habríamos elegido una y no estaríamos completamente seguros de haber acertado.

Nosotros nos centramos en evaluar estas tres por no eternizar el problema. Miguel se centró en Redmine, Juanma estuvo mirando Active Collab y yo (Luis),  que ya conocía Trac desde hace años, comprobé si nos convenía para la gestión que íbamos a necesitar (tareas, tiempos, documentos, wiki o editor de páginas estáticas, foros de discusion).

Una semana duraron las pruebas, y finalmente nos decidimos por Active Collab. Era la única opción de pago de las tres, la menos extendida y ninguno de nosotros la habíamos usado antes. Quizás fue una apuesta arriesgada pero al equipo le gustó. Traía mucha funcionalidad sin necesidad de instalar plugins, visualmente muy atractiva, multiproyecto, interfaz para dispositivos móviles, hojas de discusión… ¡una pasada!

Al principio no me gustaba mucho la idea, creía que podríamos encontrarnos  más adelante con alguna sorpresa no deseada y que era mejor tirar por lo seguro:  Redmine y Trac. De momento no me arrepiento de la elección que hicimos.  La herramienta nos está respondiendo y nosotros también nos hemos adaptado sin mucha dificultad a ella.

Lecciones aprendidas: Evaluar las cosas antes de lanzarse suele ser una buena idea.  No hay que tirar siempre por lo conocido o lo que se sabe que funciona, a veces hay que arriesgar.

Cuidado con:  los usuarios. Si nosotros no hemos dudado mucho en cambiar de herramienta. Un usuario de cualquier cosa tampoco lo va hacer.